Большинство предпринимателей признают, что им не хватает навыков управления временем. Кажется, что на выполнение всех задач необходимо 20 часов, но в стандартном рабочем дне их всего восемь. Чтобы все успеть, можно делегировать часть задач или автоматизировать процессы. Но есть еще одно эффективное решение — короткие временные блоки.
Лайфхак по тайм-менеджменту, который позволяет все успевать
Дарья Сидорова
Временные блоки — это интервалы времени, обычно продолжительностью от 30 до 60 минут, которые выделяются на выполнение определенной задачи в течение рабочего дня. Например, час на утреннюю встречу, полчаса на электронную почту, полчаса на встречу с клиентом и час на работу над проектом.
Эта система помогает оценить количество времени, которое занимает каждая задача, — чтобы объединить похожие дела вместе и установить приоритеты на день. Проблема в том, что, используя блоки длительностью от 30 до 60 минут, не получится извлечь все преимущества этой стратегии. Лучше работать с более короткими интервалами, например 10 или даже 5 минут.
Короткие временные блоки — секрет эффективного тайм-менеджмента
Одно из главных преимуществ использования коротких временных блоков заключается в том, что они помогают преодолеть воздействие закона Паркинсона. Согласно этому закону, выполнение задачи имеет тенденцию растягиваться, чтобы заполнить время, отведенное на нее.
Если вы отвели час на выполнение задачи, то, скорее всего, столько и потратите на нее. Но если времени будет меньше, вы постараетесь сделать ту же работу быстрее.
Этот подход особенно полезен для таких задач, как рабочие встречи, которые часто затягиваются из-за слабого планирования. Вместо того, чтобы выделять 30 минут на выполнение, стоит попробовать ограничиться 20 минутами — скорее всего, разница будет не сильно заметна, но при этом свободного времени появится больше.
Короткие временные блоки помогают более точно оценивать время и легче выявлять источники траты времени. Чем больше человек знает о том, как он проводит день, тем быстрее он сможет изменить привычки и эффективнее организовать рабочую среду.
Перерывы — источник продуктивности
Короткие временные интервалы также открывают возможности для использования такого источника повышения продуктивности, как перерывы. Доказано, что перерывы положительно влияют на человека, снижая стресс, и рекомендуется делать их по несколько раз в день.
Однако, когда работы слишком много, может показаться, что перерыв — лишняя трата времени или даже проявление лени. В этом и заключается преимущество коротких временных блоков: запланировав встречу на 55 минут (вместо 60) или работу над проектом на 20 минут (вместо 30), вы сэкономите несколько минут, которые идеально подойдут для перерыва.
С регулярностью и продолжительностью перерывов можно поэкспериментировать, чтобы выбрать подходящий ритм, который будет поддерживать продуктивность и не отвлекать от выполнения задач.
Недостаки метода коротких временных блоков
Все эти преимущества не говорят о том, что короткие временные блоки — идеальная стратегия, которая гарантированно работает для каждого человека. У нее есть и свои недостатки. Во-первых, планирование дня с короткими интервалами отнимает гораздо больше времени, чем почасовое планирование. Кроме того, могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые нарушат расписание дня. И, конечно же, эта стратегия подходит не для каждой профессии.
Тем не менее большинство из этих недостатков можно компенсировать. Например, выделить небольшие запасы времени, которые можно будет использовать в случае непредвиденных обстоятельств, чтобы наверстать упущенные дела. Если традиционный тайм-менеджмент вам не подходит, стоит попробовать эту стратегию — возможно, она поможет повысить вашу продуктивность.
Источник.
Источник: