Как не отдать бухгалтеру вас подставить: памятка для собственников бизнеса

Фиктивные больничные и манипуляции с зарплатой, криминальный сговор с контрагентами и вывод средств на счета подставных лиц — в вебе много «страшилок» о том, как бухгалтер может одурачить и обокрасть обладателя бизнеса. 

Светлана Гасникова — аттестованный аудитор, проф бухгалтер, управляющий партнер ООО «Аудиторская компания “Импульс”», создатель и ведущая курсов для бизнесменов по организации денежного и бухгалтерского учета на предприятии — помогает разобраться, что по сути стоит бояться и что можно создать, чтоб обезопасить себя от денежных утрат и остальных негативных последствий.  

Как не отдать бухгалтеру вас подставить: памятка для собственников бизнеса

Светлана Гасникова

Цифровизация всех действий делает классические жульнические схемы все наиболее тяжелыми в реализации. А если речь непосредственно о малом бизнесе, то вещи вроде «начислить заработную плату несуществующим сотрудникам и присвоить ее для себя» навряд ли могут пройти незамеченными. 

Но все-же есть ряд достаточно всераспространенных сценариев, как бухгалтер может подставить собственника. 

Утрата базы и вероятное вымогательство

Сейчас один из основных рисков для собственника возникает в ситуации, когда бухгалтер ведет учет на собственном личном компе и доступ к базе данных есть лишь у него. 

Это означает, что если вас не устроит работа такового спеца либо вы решите расстаться с ним по иной причине, он может просто не дать для вас учетный регистр либо начать спекулировать и вытягивать средства. 

Оставшись без базы, вы будете обязаны восстанавливать весь учет — представьте, что же все-таки это такое, если за год у компании были сотки операций на сумму в несколько 10-ов миллионов. 

Как этого не допустить? 

Употреблять пасмурную бухгалтерию и не замыкать весь процесс на 1-го сотрудника: пароль должен быть и у него, и у вас, и все извещения должны приходить для вас на почту. 

А чтоб очень обезопасить себя при расставании с бухгалтером, сможете поменять пароль в ночь (то есть темное время суток) перед его увольнением.  

Переплата налогов и остальные ошибки

Бизнес может мучиться не только лишь от злостных действий бухгалтера, да и от его невнимательности, некомпетентности, очевидной лени либо ужаса. В итоге вы сможете платить еще больше налогов, чем должны. 

Бывает, что бухгалтеры просто ошибаются в исчислении налогов. А время от времени сознательно действуют по принципу «я лучше переплачу, а то налоговая придет и доначислит» либо «для чего мне заморачиваться и улучшить НДС — это не мои средства». 

Либо, например, люди, вышедшие из 90-х и привыкшие к неофициальному обороту наличных, нередко даже не думать о том, чтоб официально оформить командировочные либо представительские расходы вроде похода в ресторан на бизнес встречу. 

Еще есть много вероятных заморочек из группы «человечий фактор». Бухгалтер работает с цифрами, и если что-то мешает сосредоточиться — препядствия дома, захворал ребенок, — можно просто начать созодать ошибки. Можно дважды выслать один и этот же платеж — скажем, на миллион. И позже придется его возвращать. 

Что созодать, чтоб не терять средства? 

Нередко препядствия появляются из-за отсутствия коммуникации либо из-за того, что директору и бухгалтеру неуютно вместе. Потому принципиально выстраивать дела на осознании и не обесценивать труд такового сотрудника — электрический документооборот не происходит сам собой, и по сопоставлению с началом нулевых размер работы у бухгалтеров вырос в два раза. 

Также принципиально держать в голове, что человеку характерно ошибаться, в особенности если мысли заняты личными неуввязками. Если вы понимаете, что у вашего бухгалтера непростой период, лучше перепроверить все за ним.

А чтоб свести опасности к минимуму, лучше не давать бухгалтеру ключ доступа к системе «Клиент-Банк» и подписывать документы без помощи других при помощи мобильного — это просто и стремительно. 

Еще одна нужная мера — наружный аудит, который можно проводить раз в квартал, чтоб держать бухгалтера в тонусе и быть уверенным, что все в порядке (либо впору выявлять и исправлять ошибки). А если нет способности нанять наружного консультанта, можно самому время от времени залезать в свою базу (как минимум, необходимо знать, где она лежит).  

Откровенное воровство

Обычно, больше крадут снабженцы — те, кто конкретно связан с контрагентами. Сам бухгалтер не влияет на решения о покупке и лицезреет их уже постфактум. 

И в целом на данный момент откровенное воровство встречается все пореже. Но если бухгалтер пользуется полным доверием, без помощи других проводит все платежи и сдает отчетность, на теоретическом уровне у него есть возможность вывести часть средств на свое ИП либо ООО, «нарисовать» отчет и подделать выписки, чтоб вы ни о чем не узнали. 

Как не стать жертвой?

    Запрашивать сверки с налоговой, чтоб знать, есть ли у вас долг и когда он появился. 

    Настроить получение извещений о сдаче отчетности. 

    Читать и без помощи других подписывать документы — а именно, о выплате премий. Не надо давать человеку возможность и повод красть.        

    И — снова же — не отдавать бухгалтеру право подписи в интернет-банке. 

Алчное внедрение инфы о вашем бизнесе

Бухгалтер — тот человек, который понимает о вашем бизнесе фактически все, потому почти все боятся, что он может «слить» информацию соперникам либо употреблять сведения о деятельности вашей компании, чтоб открыть свою. 

В реальности «слить» информацию может хоть какой сотрудник — это снова же тот человечий фактор. А вот волноваться о том, что бухгалтер сам создаст фирму-конкурента, навряд ли стоит. 

У бухгалтера особенное мышление — он «живет прошедшим», работает с фактами, которые уже свершились. И человек, который согласен и готов считать чужую прибыль, обязан иметь весьма развитую бизнесменскую жилку, чтоб организовать и вести бизнес без помощи других. Такое встречается изредка.    

Как осознать при найме, что сотрудник будет надежным?

1-ое, что обязано вас заставить задуматься, — резюме с ошибками. Если не выдержан слог, не хватает точек либо больших букв, этом может свидетельствовать о невнимательности, необязательности и отсутствии той педантичности (в неплохом смысле), которая принципиальна для человека таковой профессии. 

Если на собеседовании вы осознаете, что человек для вас неприятен и с ним тяжело разговаривать — это тоже «красноватый флаг». С таковым сотрудником вы навряд ли можете выстроить доверительные дела, при которых и вы будете относиться к нему и его работе с почтением, и он постоянно будет действовать в интересах компании. 

Очередной принципиальный момент, который стоит прояснить на старте: какая у человека мотивация. Если он желает расти, чтоб в дальнейшем стать главбухом и аудитором, — это одно. А если ему принципиально просто заработать средств, то это не то поприще.

В бухгалтерской сфере средства не льются как из рога обилия, при всем этом тут много ответственности и необходимо повсевременно обучаться. Если человек этого не понимает и его цель — чисто финансовая, от него можно ждать подкола. 

Подытожим: как не отдать бухгалтеру вас подставить

    Кропотливо подходите к вопросцу найма. Помните, что способного человека с маленьким опытом можно «натаскать», но если он допускает тяжелейщие ошибки в резюме либо неприятен для вас как личность — не стоит доверять ему ведение учета.

    Выстраивайте здоровые доверительные дела. Если вы относитесь к собственному бухгалтеру и его обязательствам чисто формально, у него навряд ли будет стимул действовать в ваших интересах. 

    Не снимайте с себя всю ответственность и не отдавайте бухгалтеру полный доступ к системе «Банк-Клиент». Заверить документ электрической подписью либо подтвердить операцию со телефона можно меньше чем в минуту — зато вы постоянно будете в курсе, куда и почему уходят средства. 

    Не запамятовывайте про контроль со стороны. Запрашивайте сверки с налоговой, чтоб убедиться, что у вас нет долга либо переплаты, и обращайтесь к консультантам для проведения наружного аудита. 

    При невозможности самому находить и надзирать главбуха обращайтесь в надежные бухгалтерские компании. А именно, аудитор постоянно может посоветовать испытанного подрядчика для ведения бухучета. 

    Посещайте курсы для бизнесменов и собственников бизнеса по организации контроля и учета денег на предприятии. К примеру, мы в партнерстве с бухгалтерской компанией «Гроссбух» организуем подобные мероприятия. 

Источник: rb.ru

Рекомендованные статьи

МЭР оценило понижение ВВП (Валовой внутренний продукт — макроэкономический показатель, отражающий рыночную стоимость всех конечных товаров и услуг, то есть предназначенных для непосредственного употребления, произведённых за год во всех отраслях экономики на территории государства) во II квартале