«Почетаемые коллеги», «убедительная просьба», «по результатам встречи» и подобные выражения издавна стали пережитком канцеляризма и сейчас числятся лишне формальными в деловой коммуникации. Современная переписка подразумевает структурированность мыслей и словесную доступность.
CEO коммуникационного агентства Monstars Ира Ефимова ведает, как писать клиенту с новеньким предложением, отвечать на грубые сообщения и решать срочные задачки по email.
«Вернусь с ответом»: как верно вести бизнес переписку
Ира Ефимова
Действенная письменная коммуникация — один из основных уроков, который компании вынесли в итоге локдауна. Верно сконструировать идея и донести ее в том виде, в каком она у вас в голове, не самая легкая задачка. Пусть бессчетные Zoom-встречи проходят куда продуктивнее, но лишь почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя важнейшую информацию. Конкретно потому письмо обязано быть просто читаемым.
Но есть моменты, которые злят хоть какого получателя, — испытано на долголетнем опыте обмена электрическими письмами. Вот они:
-
Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буковкы, орфографические ошибки видны сходу и могут мгновенно вывести адресата из себя.
Одно письмо — несколько мыслей. Неловко, когда в письме заключено сходу несколько мыслях и предложений: если у остальных коллег, которые стоят в копии, покажутся вопросцы, переписка стремительно перевоплотится в один сплошной поток из переспрашиваний. Потому в тему письма лучше сходу выносить ту делему, которая будет решаться в переписке.
Письмо в выходной денек. «Как твой отпуск?» — самое крайнее, что желает получить человек во время заслуженного отдыха. Если для вас прислали таковой вопросец, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо на данный момент. На месте работодателя — сходу и обходительно растолкуйте ситуацию, почему вы требуйте поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при всем этом не страшитесь отказать, если вы вправду не сможете выполнить задачку.
Срочная задачка. ASAP либо «эта задачка в приоритете» сходу принуждают адресата испытывать стресс (неспецифическая (общая) реакция организма на воздействие (физическое или психологическое), нарушающее его гомеостаз). Даже если задание и правда срочное, не стоит подымать панику. Необходимо размеренным тоном перенести срок сдачи, или предложить помощь.
Панибратство. Чтоб не допускать ошибку в имени либо не перебегать очень рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / напарника формулировку удобного к нему воззвания с самого начала переписки.
Вспомогательные материалы последующим письмом. Перед отправкой перепроверьте пару раз, буквально ли вы приложили к письму все нужные файлы. Если отправите их позднее, вложения могут затеряться посреди кипы остальных писем.
Кейсы
Деловая переписка не терпит шаблонов и канцеляризмов, потому о «хорошем времени суток» и «с надеждой на скорый ответ» лучше запамятовать и поменять их на наиболее людские и обыкновенные выражения. И все таки в любом деловом письме есть особенная логика, которая различается зависимо от препядствия, решаемой в переписке. Ниже — несколько примеров ситуаций и советов, как решить все мирным методом и без нервных (орган животного, служащий для передачи в мозг важной для организма информаци) звонков.
Предложение о расширении сотрудничества
Тут нужен личный подход, обычных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь вначале прочуять собственного клиента и ответить на последующие вопросцы: «Какая информация ему пригодится?», «Как длительно он будет принимать решение?», «Необходимо ли ему время, чтоб посоветоваться с сотрудниками?».
Как вы прощупаете почву, перебегайте к презентации своей идеи. Постарайтесь емко и коротко обрисовать, в чем главный смысл вашего проекта. При всем этом не используйте жидкие выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите главные предпосылки, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять неповторимость продукта.
Если это 1-ое письмо, соедините в нем лишь ту информацию, которой будет довольно для ознакомления. И уже в следующем можно высылать сметы, детали проекта и индивидуальности реализации. Основное — соблюсти миролюбивый посыл и не тяготить клиента. Обычно давление считывается сходу, потому не ожидайте от него сиюминутного принятия решения.
Что обязано быть в вашем письме:
Сущность предложения.
Описание проекта.
Какую делему решает продукт.
Какие задачки стоят перед продуктом.
Конечный итог, решение.
Сроки реализации.
Стоимость.
Дедлайн ответа.
И в конце можно предложить доп звонок, если клиент захотит обсудить проект детальнее.
Письмо возможному клиенту/партнеру по проекту
Одно дело, если вы выступаете с мыслью о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совсем новейший продукт. Здесь стратегия написания письма изменяется. Для вас необходимо совратить возможных партнеров либо рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как?
Во-1-х, письмо обязано быть персонализированным. Укажите имя адресата, чтоб письмо не смотрелось рассылкой. Нелишними будут пара прекрасных слов о работе той компании либо человека, на чью почту вы адресуете предложение.
Людям постоянно нравится получать комплименты, а письмо с предложением новейшего продукта — наилучший вариант их создать.
Стоит упомянуть удачно реализованные кейсы данной для нас организации, чтоб адресат сообразил, как вы заинтересованы в сотрудничестве.
Во-2-х, отдать получателю возможность отрешиться. Конкретно этот посыл еще более подтолкнет адресата на положительный ответ.
В-3-х, не открывать все карты. По минимуму поведать о продукте и предложить подробнее ознакомиться с доп материалами, если у компании возникнет энтузиазм.
Напоминание о дедлайне
Это весьма щепетильная тема. Сделаешь сотруднике замечание до дедлайна — лишь разозлишь его, а опосля истечения срока уже и сам будешь зол. С первых строк принципиально отдать осознать человеку, что вы пишете с хорошими намерениями и заботитесь о благе компании. Не надо скрываться за вопросцем «Как дела?». Лучше впрямую спросить «Как продвигается работа?», потому что любые пробы схожей маскировки будут лишь раздражать сотруднику.
Поинтересуйтесь, как вы сможете посодействовать в выполнении задачки либо убыстрить процесс — тогда ваш подопечный буквально ощутит заботу. Основное, чтоб это смотрелось от всей души, а не лестно. Если он отвечает не сходу, постарайтесь терпеливо ожидать и не сбрасывать на него огромное количество маленьких яростных сообщений с просьбой выслать все ASAP.
Наем новейшего сотрудника
Приглашение новейшего спеца в команду — отдельный вид переписки, в каком есть огромное количество неочевидных моментов. Письмо не обязано быть наполнен самолюбованием и нескончаемыми дифирамбами вашей компании. Если спец довольно компетентный, он ощутит неискренность в письме и ответит отказом. Потому на первом шаге не стоит давить на человека, лучше отдать возможность заинтересоваться позицией.
Для начала представьтесь и дайте короткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности. А потом, как и в письме-предложении продукта, поведайте, чем вас впечатлил прошедший опыт работы кандидата и как он будет полезен в работе над проектами вашей организации.
Основное — в конце бросить «крючок» в виде предложения поведать о вакансии поподробнее, человек буквально на него клюнет либо сходу ответит отказом.
В следующей переписке обозначьте весь функционал и предложите оппоненту самому задать вопросцы. Та часть, в какой работодатель и работник дискуссируют зарплату, обычно самая неудобная, но такового чувства реально избежать, честно говоря выложить все свои ожидания, отдать право на отказ или попробовать отыскать соглашение.
Ответ на грубость в письме
1-ое правило ответа на хамство — не отвечать хамством. Лучше тихо начните диалог. С первых строк поблагодарите человека за воззвание и признайте свою ошибку. Дальше поделитесь своим видением ситуации и вариантом решения препядствия. Завершаем письмо обходительным предложением и готовностью продолжить общение.
Как достигнуть максимума
Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят хоть какой текстовый скандал. Главные составляющие хоть какого делового письма — забота о адресате и почтение его границ.
Если вы злитесь на получателя письма либо пытаетесь навязать ему свое мировоззрение, это сходу ощущается даже через текст. Потому пытайтесь созодать письмо как можно наиболее комфортным для адресата и писать, избегая подтекстов и завуалированных смыслов.
Источник: