Вы когда-нибудь думали, сколько времени растрачивают бухгалтеры на рутинную работу? Как очень они перерабатывают во время сдачи квартальных отчетов?
Сергей Юдовский, основоположник компании ElectroNeek, ведает, почему бухгалтерия — безупречный кандидат для внедрения RPA-решений, какие процессы тут можно заавтоматизировать и как создать так, чтоб внедрение программных ботов вправду окупилось.
Боты в бухгалтерии: как ввести RPA и необходимо ли это для вас
Сергей Юдовский
Что не так с бухгалтерией
Согласно исследованию CABA (Англия), практически 37% бухгалтеров считают свою работу главный предпосылкой стресса, а 29% испытывают трудности в сохранении баланса меж работой и личной жизнью. Около 38% инспектируют рабочую почту в личное время любой денек, а третья часть (33%) — даже когда больны либо в отпуске.
Таковая статистика связана с многозадачностью и большенный перегрузкой. Кроме обычных задач бухгалтерского учета, есть также административные обязанности: переписка по электрической почте, подача документов, ввод данных, сканирование и остальные вещи, которые почти все бухгалтеры делают раз в день.
Сочетание даже нескольких из этих задач может существенно прирастить длительность рабочего времени и повысить уровень стресса.
Все эти процессы до сего времени производятся вручную по нескольким причинам:
Во-1-х, устаревшее ПО (то есть программное обеспечение — комплект программ для компьютеров и вычислительных устройств), которое разрабатывалось для внутреннего взаимодействия и не решает животрепещущие задачки.
Во-2-х, почти все денежные процессы регламентированы государством — это и отчетные данные, и типовые формы.
Но есть и отличные анонсы. Почти все из этих действий могут быть автоматизированы.
Из-за специфичности работы, бухгалтерия — безупречная сфера для использования в ней механизированной автоматизации. Обычные формы, работа с данными — все это может созодать программный бот.
3 варианта использования RPA в бухгалтерском учете
1. Кредиторская задолженность (AP)
Задачка: бухгалтер вручную вводит входящие данные счета-фактуры: номер, сумму и остальные связанные данные из PDF-файлов в приложения SAP и электрические таблицы Excel. Это занимает от 30 до 60 минут.
Решение: RPA автоматизирует ввод и вывод данных и добавочно делает дубликат PDF-файла на внутренних источниках.
Результаты из нашей практики:
Обеспечивается соответствие политикам и правилам.
Время обработки счетов сокращается до 60%.
2. Сверка данных
Задачка: бухгалтер в фирме среднего размера растрачивает от 1-го до нескольких часов на согласование данных счета-фактуры текущего периода с данными предшествующего периода.
Решение: программный бот настроен на автоматическую сверку данных различных периодов всякий раз, когда раскрывается соответственный файл. Данные, которые некординально различаются, могут быть обработаны вручную, но основная часть стандартизированного процесса сверки ложится на ботов.
Результаты из нашей практики:
Обеспечивается точность процесса сверки.
Время сокращается с часов до нескольких минут.
3. Подготовка отчетов о доходах и расходах
Задачка: большая бухгалтерская компания раз в день выслеживает прибыль и убытки собственных клиентов. Сотрудники полагаются на устаревшие системы, употребляют электрические таблицы и растрачивают часы на редактирование и создание отчетов вручную. Потом они собираются в один отчет для конечной проверки управлением.
Решение: RPA автоматизирует подготовку отчетов через стандартизированный сценарий обработки данных. Опосля составления отчета программный бот автоматом посылает его топ-менеджменту по электрической почте.
Результаты из нашей практики:
Процесс сокращается с 1 часа до 15 минут.
Всего экономится 130 часов при подготовке отчетов.
RPA берет на себя не работу, а задачки
Стоит направить внимание на то, что автоматизация решает лишь обыкновенные задачки — те, что можно обрисовать последовательностью действий. Бухгалтеры и денежные специалисты остаются важными звеньями в работе компании, они разглядывают внутренние процессы комплексно, анализируют их и выстраивают стратегии.
Кроме этого, RPA дает сотрудникам больше времени на проф развитие.
Современные бухгалтеры не должны страшиться автоматизации — быстрее, они должны инициировать ее внедрение. Конкретно так почти все компании сейчас и приходят к этому — сотрудники желают больше времени уделять вправду принципиальной работе, а не однообразным действиям.
Как осознать, нужна ли для вас автоматизация
RPA, непременно, упрощает жизнь почти всем сотрудникам больших организаций. Внедрение может стремительно окупиться — к примеру, не надо нанимать новейших служащих, а имеющиеся стают наиболее свободны и могут делать больше принципиальных задач. Но стоит осознавать, что это не панацея, которая подступает всем.
Когда автоматизация не нужна:
Для малеханьких компаний. Если ваша компания еще лишь начинает собственный путь и у вас в штате незначительно человек, для вас будет проще (и дешевле) нанять еще 1-го сотрудника.
Для непоследовательных и нередко изменяющихся действий. RPA работает, заставляя программных ботов следовать четкому набору инструкций. Если этот четкий набор неосуществим, автоматизация не поможет.
Для маленьких размеров работы. Если ваши сотрудники ощущают себя уютно либо употребляют частичную автоматизацию — к примеру, макросы, — не стоит торопиться с внедрением RPA.
Что созодать, если вы решили ввести RPA
Обусловьте отделы, в каких нужно внедрение RPA. Обычно, это бухгалтерия, логистика, маркетинг, рекрутмент.
Найдите повторяющиеся процессы, которые необходимо заавтоматизировать сначала. Совершенно, если в числе функций RPA-платформы, которую вы избрали, будет автоматический поиск.
Похлопочите о собственных сотрудниках. Растолкуйте, почему на данный момент самое подходящее время для перемен. Поведайте, что программные боты не подменяют людей, а упрощают им работу.
Оцените результаты. Не стоит забывать о том, что анализ прогресса — это хороший метод создать еще лучше. Смотрите на характеристики и тестируйте новейшие внедрения, лишь тогда вы можете выстроить безупречную автоматическую систему.
RPA вправду может облегчить жизнь вашим сотрудникам. Автоматизация увеличивает точность и скорость выполнения циклических задач. Так, в финансовом отделе одной из компаний внедрение автоматизации позволило высвободить до 2-ух часов в денек у 5 служащих. О этом стоит помыслить любому, кто колеблется в необходимости автоматизации.
Источник: