Коронавирус и вызванные им ограничения принудили бизнес резвее цифровизироваться. В новейших реалиях опыт Минтруда по переводу кадровых документов в электрический вид без дублирования на бумаге оказался животрепещущим решением. К примеру, он дозволяет заключить трудовой контракт дистанционно не только лишь с удаленным сотрудником, да и с офисным.
Для компаний, уже знакомых с электрическим документооборотом, эта инициатива стала еще одним методом избавиться от картонной рутины. Для других это возможность не замедлять кадровые процессы даже при работе из дома.
Генеральный директор DiState Екатерина Михайлова подготовила для работодателей аннотацию по цифровизации кадрового делопроизводства.
Как избавиться от картонных документов: {инструкция} для работодателей
Екатерина Михайлова
В базе данной аннотации лежат главные документы, регулирующие опыт: Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении опыта по использованию электрических документов, связанных с работой» и приказ Минтруда от 14.05.2020 г. № 240н.
1. Обусловиться с датой и документами
До этого всего нужно решить, когда вы желаете начать опыт.
Единой даты старта нет, но завершится он для всех 31 марта последующего года.
Также работодатель сам решает, какие из кадровых документов будут существовать лишь в цифровом варианте. Полный список того, что можно включить в этот перечень, указан в приложении №3 к приказу Минтруда.
2. Спросить работников
Никого недозволено заставлять участвовать в опыте, потому, если вы решили присоединиться к данной инициативе, удостоверьтесь, что коллектив не против.
Для этого не наименее чем в месяц до предполагаемого старта уведомите служащих о способности перехода на кадровые электрические документы без дублирования на бумаге. Они должны написать заявления о участии либо отказе от роли.
Не забудьте собрать согласия на обработку индивидуальных данных.
Поступающие на работу тоже должны принять решение: присоединиться к тесту либо нет. В опыте не могут участвовать дистанционные работники, поэтому что с ними и так разрешен кадровый ЭДО.
3. Обусловиться с подписью и оформить документально
Электрическая подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи.
ЭП присваивает электрическому документу статус оригинала.
Кадровые электрические документы работодатель может подписывать лишь усиленной квалифицированной электрической подписью (УКЭП).
У работника выбор обширнее — он может использовать УКЭП, усиленную неквалифицированную (УНЭП) либо ординарную электрическую подпись зависимо от документа и системы, в какой будет происходить документооборот.
Независимо от вида электрических подписей, работодатель должен обеспечить ими всякого работника-участника опыта.
Для договоров непременно применение КЭП работодателя и КЭП либо УНЭП работника, другие документы работники могут подписывать иными видами электрической подписи.
Информацию о проведении опыта в компании нужно отразить в локальных нормативных актах: утвердить новейшие либо поменять имеющиеся. К примеру, к тесту относятся документы о использовании электрической подписи, о порядке обработки индивидуальных данных работников и остальные.
Также конфигурации нужно внести в заключенные трудовые контракта либо соглашения.
4. Избрать систему
Кадровый документооборот можно вести в сервисе «Работа в Рф» либо употреблять свою систему (с возможностью взаимодействия с муниципальным обслуживанием). Собственная система работодателя — это не непременно собственная разработка, это также быть может обретенный программный продукт.
При выбирании решения для кадрового ЭДО советуем уделить особенное внимание последующим вещам:
сохранности данных,
способности употреблять некоторое количество видов подписей,
доступности архива.
Работодатель как оператор индивидуальных данных работников несет ответственность за их сохранность, потому принципиально направить на это особенное внимание при планировании опыта в компании.
В эталоне вы должны без помощи других управлять защищенностью системы и надзирать доступ к данным, поэтому что нарушение законодательства о индивидуальных данных угрожает наказанием от административного до уголовного.
К примеру, за утечку индивидуальных данных компанию ожидает штраф от 25 тыщ до 50 тыщ рублей, а за нелокализованные индивидуальные данные компания обязана будет заплатить от 1 до 6 млн рублей.
При выбирании системы удостоверьтесь, что в ней могут применяться электрические подписи физических и юридических лиц и их разные виды (обычная, УКЭП, УНЭП).
Очередной принципиальный момент — где будет храниться архив кадровых электрических документов.
Если это пасмурный сервис, то похлопочите о своевременном сохранении всякого документа в свой архив. В этом случае вы не потеряете документы, даже если закончите воспользоваться обслуживанием либо на вашем балансе завершатся средства.
Если же вы используете систему, которая размещается на вашем сервере, довольно настроить запасное копирование, поэтому что архив и так локализован и постоянно для вас доступен.
5. Навести заявление в Минтруд
Чтоб сказать в Минтруд о собственном желании присоединиться к тесту, отправьте соответственное заявление, указав в нем данные организации, общую численность работников и сколько из их будет участвовать в опыте, наличие профсоюза, пространство проведения, должность и ФИО управляющего.
Заявления принимаются до 1 декабря 2020 года.
Если вы вдруг передумаете участвовать, отправьте заявление о отказе и сообщите в нем причину. Эталоны заявлений можно отыскать в приложениях №1 и №2 к приказу Минтруда.
Если во время опыта у вас возникнут вопросцы, вы сможете отправлять их на электрическую почту: [email protected]. Ответ должен поступить в течение 10 рабочих дней.
6. Отправлять отчеты
Не забудьте отчитываться о ходе опыта. 1-ый таковой отчет работодатели, перешедшие на ЭДО, должны были выслать в Минтруд до 1 августа. Дальше министерство будет собирать информацию еще два раза: до 1 декабря 2020 года и до 2 апреля 2021 года.
Эталон отчета находится в приложении №4 к приказу Минтруда.
Что еще принципиально знать
При проверках и в ответ на запросы от уполномоченных организаций вы сможете предоставлять документы в электрическом виде либо направлять их бумажные копии.
Работник имеет право запросить свои кадровые электрические документы. Для этого он должен подать заявление, в каком будет обозначено, как их предоставить: в электрическом виде, на бумаге либо в сервисе «Работа в Рф».
Предполагается, что в процессе опыта будут сделаны и протестированы сценарии внедрения электрических документов в кадровом делопроизводстве, чтоб в итоге составить перечень предложений для конфигурации законодательства Рф.
Электрические трудовые книги
Не стоит мыслить, что это 1-ое масштабное событие по цифровизации кадрового документооборота: уже с января Пенсионный фонд собирает электрические отчеты СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности работников). Из этих сведений формируются электрические трудовые книги.
До конца октября работодатели должны письменно уведомить служащих о том, что они могут избрать меж классической картонной и электрической трудовой книгой. А собрать заявления необходимо будет до 31 декабря 2020.
Но даже если работник предпочтет бросить картонный вариант трудовой, работодатель все равно будет должен подавать СЗВ-ТД о его кадровых конфигурациях.
У тех служащих, которые начнут свою карьеру с 2021 года, выбора уже не будет — история их трудовой деятельности будет фиксироваться лишь электронно.
Как достигнуть максимума
Итак, чтоб избавиться от обязательства вести кадровые документы на бумаге, нужно стать участником опыта Минтруда по переводу документов, связанных с работой, в электрический вид.
Как это создать:
Найти, какие документы будут оформляться электронно и с какого числа.
Уведомить работников и собрать заявления.
Оформить документы о проведении опыта и обеспечить служащих электрическими подписями.
Избрать, где будет происходить документооборот: в муниципальном сервисе либо в своей системе.
Навести заявление о участии в опыте.
Отчитываться о ходе опыта.
Источник: