Время — самый ценный ресурс, но мы слишком расточительно к нему относимся. До 25% рабочих часов уходит на «организационные помехи» — неэффективные встречи, малозначимые задачи, которые не дают результата, но увеличивают нагрузку.
В своей книге Crazy Busy Cure коуч Зена Эверетт дает универсальные советы, которые помогут руководителям оптимизировать усилия и добиваться результатов.
Избавьтесь от «организационных помех»: 4 способа работать продуктивнее с меньшими усилиями
Александра Лыжина
Чтобы перейти от стратегии к ее выполнению, необходимо устранить «организационные помехи». Руководитель должен сохранять энергию и внимание, чтобы организовать работу и контролировать производительность сотрудников.
Рассказываем, как добиться этого с минимальными усилиями.
Отказывайтесь от лишних задач
Зена Эверетт опросила руководителей, сколько времени они уделяют вопросам, которые оказывают важнейшее влияние на бизнес. Распространенный ответ — менее 5% рабочего времени.
Однако расставлять приоритеты — это умение не только соглашаться на важную задачу, но и отказываться от всего, что мешает ее выполнению. Научите сотрудников просить перенести дедлайн, чтобы они могли реалистично планировать график и работать качественно. Привлекайте их еще на этапе обсуждения и планирования, чтобы предупредить проблему и не тратить драгоценное время на ее устранение.
Повышайте производительность за счет концентрации
Не пытайтесь решать важные задачи в перерывах между встречами и звонками. Зарезервируйте в календаре время для работы, требующей 100% концентрации, в идеале — отрезками по 1,5 часа.
Самая большая практическая конференция про выход на международные рынки Go Global Day
Постоянное переключение между задачами не позволяет сосредоточиться, так как наш мозг продолжает тратить часть своих ресурсов на незакрытые вопросы и не может полностью сконцентрироваться на текущей проблеме. Используйте такой подход не только сами, но приучайте к нему своих сотрудников.
Вводите ограничения для встреч
Самая бесполезная трата времени — это участвовать в собрании, чтобы поговорить о работе, вместо того, чтобы сделать ее. В среднем менеджеры проводят по 23 часа в неделю на собраниях, и все, что они успевают сделать в перерывах, — это написать письмо по электронной почте.
Установите строгие правила для встреч: ограничьте их длительность 45 минутами и заранее уточняйте цель. Собраться можно чтобы принять решение, найти проблему, провести мозговой штурм или отпраздновать событие, но не чтобы обмениваться информацией. Для этого хватит письма или сообщения, с которым можно ознакомиться в любое время и не откладывать все дела ради этого. Ограничьте количество участников, чтобы быстрее принимать решения.
Включайте режим «оффлайн»
Такие инструменты, как Zoom, Slack и Microsoft Team, позволяют нам оставаться на связи, но мы зачастую злоупотребляем их использованием. Находясь постоянно в режиме «онлайн», мы переходим от одного разговора или задачи к другому, тратя время на переключение.
Выберите время, когда вы будете выходить из сети и концентрироваться. Отключайте уведомления и договоритесь, как с вами можно связаться и по каким вопросам, если у вас включен режим «оффлайн». Не используйте технологии, чтобы наблюдать за подчиненными. Оценивайте только результат, а не время, проведенное на работе.
Источник.
Источник: