Режим изоляции вынудил перевести в онлайн не только лишь учебный процесс, да и все мероприятия для студентов и абитуриентов: мастер-классы, деньки открытых дверей и даже выпускной. Нам в Департаменте встроенных коммуникаций НИУ ВШЭ было принципиально, чтоб переход прошел очень «безболезненно» и участники не ощущали, что они получают меньше, чем должны были. Рассказываем, как у нас это вышло.
Как провести онлайн-мероприятие, чтоб на нём никто не зевал
Мария Мордвинова
Кропотливо готовимся
В вербовании участников ничего не поменялось – мы как работали с digital-каналами, так и продолжили работать. Но собрать людей оказалось не так трудно, как обеспечить их явку. Почти все зарегистрировавшиеся переставали открывать рассылочные письма и теряли ссылку на доступ, а время от времени необходимое письмо и совсем попадало в «мусор».
Чтоб решить делему, к примеру, на мероприятии «Денек открытых дверей» мы выделяли отдельного человека, который был постоянно на связи в любом комфортном мессенджере и решал трудности с доступом.
Опосля мероприятия на образовательной программке «Реклама и связи с общественностью» мы сообразили, что отлично работает трёхкратная рассылка: за некоторое количество дней, за денек и за час либо 15 минут до начала.
Для неких форматов мы просили бросить контактный номер в форме регистрации, чтоб сказать детали либо напомнить о мероприятии – это тоже отлично работает.
Ассистенты необходимы и для модерации и «подстраховки» на самом мероприятии. Роли следует распределить заблаговременно: кто смотрит за ходом мероприятия, кто «впускает» участников, кто следит за чатом, а кто отвечает за техно сторону вопросца. Что касается технических аспектов, то их необходимо также проработать заблаговременно. Мы употребляли две платформы – Zoom и Webinar, и у каждой – свои индивидуальности. В Zoom принципиально настроить характеристики конференции заблаговременно: у кого доступ к демонстрации экрана спикера, нужен ли зал ожидания, может ли переименовывать участник себя во время мероприятия и др. Принципиально подстраховаться и назначить соорганизаторов конференции, чтоб в случае, если у устроителя пропадет связь, его права не перебежали случайному участнику.
Если гласить о Webinar, то здесь нужно предупредить всех студентов, чтоб они конкретно провели тест-подключение – их браузер может просто не потянуть.
Особенного внимание стоит уделить наиболее необычным форматам. В одном из тренингов магистерской программки «Коммуникации в муниципальных структурах и НКО» мы распределяли участников по отдельным «комнатам» (сессионным залам) в Zoom, по которым интенсивно передвигался ведущий, — так организовывалась командная работа. Для этого нужны определенные способности, которые можно и необходимо тренировать. Мы получили хорошие отзывы от участников, поэтому что практически перенесли оффлайн-формат в онлайн без утраты свойства и ожидаемых результатов.
Также, если вы в презентациях в Zoom используете видео, это может сделать некие технические задержки и лаги. Мы заблаговременно готовили ссылки на нужные видеозаписи и в подходящий момент высылали их в чат.
Включаем слушателей в работу
Одна из самых сложных задач опосля технической — не отдать людям заскучать. Пока участники посиживают с ноутбуками в домашней обстановке, есть большой шанс утратить их внимание. Есть много «уловок», которыми пользуются спикеры во время живого выступления. К огорчению, на дисплее компа их выразительность и эффективность приметно пропадает. Тем не наименее все таки есть методы «включать» слушателей в работу.
Интерфейсы неких платформ подразумевают возможность юзеру отдать оборотную связь ординарными реакциями (к примеру, «Огнь!»). Принципиально припоминать им о этом. Можно просить прореагировать на достойные внимания моменты, инсайты либо просто применять реакции для проверки количества внимательных слушателей.
Очередной из увлекательных инструментов снутри платформ — чат. Спикер может уделять раз в полчаса несколько минут для того, чтоб прочесть сообщения в чате либо ответить на вопросцы. По нашему наблюдению, неплохую реакцию дают и вопросцы от самого выступающего. Они могут быть полностью различные.
На одном из наших мероприятий спикер заместо очевидного «как ваше настроение?» задал вопрос, что на данный момент участники лицезреют из собственного окна. Ответить на это просто, желание поделиться — обычно огромное. Это «возвращает» людей в мероприятие и указывает, что они тут важны и не покинуты.
Также отлично работают мини-флешмобы и «фото» на память. Почаще всего люди без охоты включают свои камеры, но для общего фото – постоянно с наслаждением отзываются. Флешмобы тоже принуждают «пробудиться». На выпускном, который у нас, естественно же, был в онлайн-формате, студенты подкидывали ввысь шапочки и высылали друг дружке сердечки из рук. Это позволило сделать потрясающее чувство единения, потому в итоге праздничек оставил теплые воспоминания у всех присутствовавших.
Сокрытые опасности и как их преодолеть
Естественно, у подобного формата (как и у хоть какого другого) есть и противные индивидуальности. Не считая технических проблем, неувязкой стали так именуемые Zoom-тролли, проникающие в конференции. Для того чтоб от их отгородиться, приходилось просить вступающих участников представляться этим же именованием и фамилией, под которыми они были зарегистрированы. Это условие помогало пройти модерацию в «комнате ожидания», за которой смотрел отдельный человек. Очевидно, на это также необходимо было заложить отдельный временной разъем. Не считая того, есть возможность приглашать всякого участника вручную. К огорчению, на каких-либо наиболее массовых мероприятиях это занимает весьма много времени.
Изучаем новейшие способности
Мы направили внимание, что посещаемость мероприятий, перешедших в онлайн, не свалилась, а на неких форматах в 1-ый месяц карантина даже возросла. Даже те действия, которые и ранее проходили онлайн, стали завлекать еще больше участников. Потому мы начали «прокачивать» собственный уровень и переносить некие фишки «{живых}» мероприятий.
Фотостенды и пресс-воллы перевоплотился в zoom-фоны. Фоны разрабатывались под каждое отдельное событие. На выпускном, к примеру, любой мог примерить на себя классическую академическую шапочку и избрать понравившуюся цитату: «Далее – больше», «Не для школы, а для жизни» и т.д.
Карантин также дозволил нам привлечь спикеров, с которыми очно провести мероприятия было бы фактически нереально. На образовательной программке «Коммуникации, основанные на данных» мы провели цикл встреч с фаундерами из Великобритании, Ирландии и США (Соединённые Штаты Америки — государство в Северной Америке). До изоляции спикеры были фактически недосягаемы, но эпидемия все изменила.
Советы по проведению онлайн-мероприятия
Обусловьте цель и определенный итог грядущего мероприятия. Исходя из целей, подберите пригодную платформу.
Упакуйте контент. В онлайн-мероприятии то, как смотрится ваш контент, в особенности принципиально. Сделайте фон для Zoom. Если у вас есть презентация, сделайте ее очень прекрасной и структурированной. Используйте способности дизайна и верстки по максимуму. Неплохими ассистентами для вас станут сервисы Canva, Prezi и т.д.
Прокрутите в голове интерактив. Заблаговременно обусловьте, как вы будете вести взаимодействие с аудиторией, разговаривать и собирать оборотную реакцию. Без схожей коммуникации ваше мероприятие рискует провалиться.
Добавьте человечности. Можно разговаривать с иными устроителями и даже созодать small-talk с участниками. Искренность постоянно завлекает.
Будьте короткими. Плотность полезной инфы обязана быть наибольшей.
Соберите команду. Без помощников тут вы буквально обойтись не можете.
Источник: