В прошлом году многим пришлось изменить свой привычный режим работы и перейти на удаленку. Сергей Раков, руководитель B2G-направления в «Ростелеком ИТ», рассказал, какими принципами руководствоваться при планировании дня, чтобы снизить уровень ежедневного стресса.
4 правила для эффективного планирования ежедневных задач
Ирина Печёрская
Всю деятельность можно разделить на две большие группы:
Планируемые задачи — задачи, о которых мы знаем уже сейчас и которые нужно будет сделать когда-то в будущем.
Спонтанные задачи — задачи, которые появляются в течение дня и которые вы до этого не планировали. Как раз этот тип задач, как правило, вносит коррективы в планы.
Важно отметить, что в зависимости от вашей работы и должности, соотношение планируемых задач к спонтанным будет разное. Например, если вы работаете оператором колл-центра или рядовым программистом, то внезапно возникающих задач будет меньше, чем, например, у тех, кто руководит отделом или проектом.
Цель правил, которые я укажу ниже, — освободить голову и не хранить в ней постоянно задачи, которые вы можете забыть. Что происходит с компьютером, когда ему не хватает оперативной памяти? Правильно: начинает работать медленно, глючит или зависает, и требуется перезагрузка с потерей всех несохраненных данных. Также и у нас: чем больше держим информации в голове, тем больше вероятность, что что-то забудем, и это обычно вызывает стресс.
Правило №1: наведите порядок в почте
Наверно, вы сталкивались с проблемой, когда забывали ответить на прочитанное письмо. И я не исключение. Я перестал пропускать письма, когда начал использовать метод Zero Inbox. Тут все очень просто: во входящих должны оставаться только письма, над которыми нужно поработать и подготовить ответ, а все остальные письма вы или удаляете, или перемещаете в архив. Если в процессе просмотра папки «Входящие» вы понимаете, что ответ на письмо займет всего пару минут, — отвечайте сразу, не откладывайте.
Правило №2: вносите в календарь все планируемые задачи и обязательно включайте уведомления
При этом в календаре могут быть не только какие-то встречи, но и резерв времени на определенные ежедневные операции: например, проверка почты. Это актуально тем, кому на ящик приходит от нескольких десятков писем в день. Лично для меня почта перестала быть средой, где я должен моментально отвечать на сообщения. Туда, как правило, пишут объемные и важные запросы, а срочные решаются через мессенджеры или звонок.
Правило №3: оставляйте в календаре свободное место для срочных спонтанных задач и небольших перерывов
Планируйте максимум 70% времени, остальные 30% оставляйте на непредвиденные задачи. Также не стоит впадать в крайности и планировать свой день с высокой точностью — это не работает. В наших современных динамичных условиях все меняется настолько быстро, что план может устареть, пока вы его составляете.
Правило №4: записывайте все свои задачи
Наверное, многие из вас пробовали всякие чек-листы, и в итоге они разрастались до таких объемов, что скорее вызывали стресс, а не помогали в борьбе с ним. Я тоже через эту проблему прошел, и у меня было несколько подходов. Но для себя нашел идеальный — это методика повышения личной эффективности GTD (Get Things Done), созданная Дэвидом Алленом.
Ее основная цель — разгрузка мозга от удержания в голове различных задач, даже самых мелких, например, что купить в магазине на пути с работы. Использование этой методики должно быть удобным. Только в этом случае вы будете ей пользоваться продолжительное время. Я расскажу, как веду свои задачи. Вы можете подстроить это под себя.
Я использую Trello. В нем создал отдельную доску с колонками:
Входящие. Тут любые записи, задачи, которые требуют проработки и дальнейшей сортировки. Нужно стремиться очистить этот список и перенести карточки по остальным колонкам.
Задачи. В этот список попадают рабочие задачи, которые должен выполнить лично я.
Личные задачи. Этот список именно для личных дел, планов на выходные, что купить в магазине и т.д.
Проекты. В этот список попадают задачи продолжительного характера: например, согласование договора с контрагентом. Это обычно длительный процесс, поэтому в комментариях карточки веду историю. Очень удобно вспоминать, на какой стадии сейчас находится оформление.
Ожидание. В этот список попадают карточки с моими поручениями конкретным сотрудникам. Например, ожидаю, что Петр переоформит договор с контрагентом в течение двух недель. Согласитесь, что через две недели уже сложно вспомнить, что ты поставил именно такой дедлайн и что это должен сделать именно Петр. Так у меня есть список поручений с дедлайнами по каждому из них, и я не держу их в голове. Просто периодически прохожусь по списку и актуализирую его.
Может быть/Когда-нибудь. Тут у меня лежат карточки с планами на будущее: какие книги прочитать, какие конференции посетить, какие курсы пройти, какие фильмы посмотреть и т.д.
Хранение. Этот список использую для чек-листов. Например, у меня есть чек-лист по сбору чемодана на море. Используя его, весь процесс подготовки для семьи из трех человек занимает не более двух часов. И это уже с учетом похода в аптеку. Аптечку, кстати, я тоже собираю по чек-листу.
Вот и все. Самое главное — начать и попробовать. Выберете для себя оптимальную частоту проверки доски — это может быть как несколько раз в день, так и не более одного, например, утром или вечером. Но я рекомендую в первую очередь подходить к этому процессу гибко и тюнинговать его под себя. И да, до этого надо созреть: такой подход нужен не всем и не все к нему готовы. Я, например, не был к нему готов, пока чуть не сгорел на работе, и именно в тот момент я понял, что надо что-то менять.
Мне как сотруднику компании эти правила помогли перестать беспокоиться за свою производительность, так как я исключил потери в коммуникациях, повысил эффективность и минимизировал уровень стресса. Как руководитель я научу людей работать эффективнее и удобнее. При этом дополнительным бонусом для сотрудников будет уменьшение и их уровня стресса, и тогда они будут с большим удовольствием работать над проектами, и вы сможете полностью на них положиться.
Когда человек понимает, что у него получается, то это начинает ему нравиться и он будет работать больше и лучше. Вы увидите, как ваши сотрудники будут делать успехи и как пойдет у них работа.
В общем, я за контроль через мотивацию. Тем более сейчас в условиях тотальной удаленки старые методы контроля перестают работать, поэтому совершенствуйте софтскилы своих сотрудников и начните растить в них лидеров — это приведет к росту их ответственности.
Источник: